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La gestione del tempo, chiamata anche Time Management, è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività.
Gestione del tempo (Time Management)
Il Time Management, in italiano tradotto “gestione del tempo“, è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Il Time Management può essere migliorato da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Tutto questo comprende una vasta gamma di attività, come pianificazione, allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo, monitoraggio, organizzazione, programmazione e definizione delle priorità. “
Una buona gestione del tempo ti aiuta a dedicare le energie verso le cose importanti. Il tempo è una grande risorsa, imparare a gestirlo efficacemente è la chiave di volta per una vita felice.
Quando qualche persona ti dice “non ho avuto tempo”, chiedigli di farti vedere il tempo di utilizzo dello smart phone per quella giornata….
” Puoi fare molto ogni settimana, se sei veramente consapevole di cosa stai facendo in ogni momento. “
Presenzialismo deleterio
Oggi la cultura dominante è quella legata al presenzialismo, se non lavori tante ore sei un fannullone. Non conta qual è la tua abilità nella gestione del tempo, la valutazione non è correlata ai risultati, ma a quanto ti fai vedere in azienda. Assurdo!
Purtroppo, devo ammetterlo, anche io, tempo fa, la pensavo così.
Ora ritengo che lavorare più ore non significhi necessariamente avere maggiore produttività personale. La chiave per ottenere risultati secondo me è saper gestire il tempo in modo efficace e realizzare quotidianamente le priorità più importanti, lavorando in modo più intelligente.
" La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota. "
Abitudini positive e negative
Le abitudini sono comportamenti automatici in risposta a determinati stimoli e si creano attraverso la ripetizione e le emozioni. Sono molto collegate alla gestione del tempo perché ci permettono di risparmiare tempo. Si formano perché grazie ad esse possiamo generare lo stesso risultato (in alcuni casi ahimè negativo) e perché il cervello è sempre alla ricerca di modalità operative per risparmiare tempo ed energia. Le abitudini sono molto potenti, possono essere positive e utili, ma anche negative e dannose; in alcuni casi ci bloccano.
#1 Le abitudini delle persone produttive
1. Mettersi al primo posto (tempo per sè):
se la priorità sono sempre gli altri non riuscirai a dare priorità alle tue attività e facilmente vivrai gestendo urgenze. Mettersi al primo posto significa iniziare a tutelare la propria salute fisica e mentale. Alcuni si allenano altri leggono oppure meditano. Se lo fai regolarmente bene, se hai perso l’abitudine, puoi sempre riprendere.
2. Dormire bene e alzarsi presto:
dormire male, poco o troppo può avere un impatto negativo sia sulla produttività che sulla salute. Impara ad ascoltare il tuo corpo la mattina quando ti alzi, nota che segnali ti manda e soprattutto il tuo livello di energia.
3. Programmare le attività e investire la risorsa tempo:
la maggior parte delle persone pensa a cosa deve fare e poi controlla in agenda il tempo a disposizione. Non è questo il miglior modo per la gestione del tempo. Le persone produttive fanno il contrario: pensano al tempo a disposizione e poi scelgono l’attività da fare e portare a termine all’interno dello slot temporale.
4. Avere routine:
anziché affidarsi alla propria auto-disciplina, è più efficace definire metodo, sistemi e routine per dare la giusta organizzazione alle attività della giornata, settimanali e mensili. Automatizzare per ottimizzare. Esiste il momento migliore per fare determinate attività, scopri i tuoi.
” Ogni attività va svolta il minor numero di volte e nel momento più adatto della giornata. “
5. Chiedersi se un’attività è proprio necessaria:
prima di mettersi a farla, magari in automatico, perché lo fanno tutti o perché si è sempre fatto così, chiediti se è proprio necessario svolgere quell’attività. Se la risposta è no, hai guadagnato tempo (e denaro!) e quindi migliorato la tua gestione del tempo.
” Non vi è nulla di meno produttivo del rendere più efficiente ciò che non dovrebbe essere svolto affatto.”
#2 Le abitudini delle persone produttive
6. le 3 assolute priorità:
per rendere la giornata produttiva, ogni mattina, domandati: ” quali sono i 3 obiettivi prioritari di oggi? quali sono le 3 attività fondamentali che ho davvero bisogno di svolgere questa giornata? “. Dai priorità, senza farti scrupoli.
7. Lavorare per obiettivi:
ogni attività svolta in settimana contribuisce al raggiungimento di un obiettivo superiore. In questo modo, definendo le priorità, ogni attività risulta importante e avrai la giusta motivazione. Collegare i piccoli sforzi ad aspirazioni più importanti rende più semplice svolgere l’azione.
8. Avere una routine la mattina presto:
ti permette di iniziare bene, a livello emotivo, la giornata e ti dà controllo evitando di essere eccessivamente reattivi agli stimoli esterni. Ti consiglio di leggere il libro “The miracle morning” di Hal Elrod.
9. Vivono quotidianamente emozioni positive e hanno un atteggiamento propositivo:
numerose ricerche hanno dimostrato che la felicità aumenta la produttività e le possibilità di avere successo. Rendi meglio quando vivi emozioni positive, anziché neutre o negative. Se sei giù, prima di pensare alla produttività pensa alla tua emotività
10. Dedicano tempo ogni giorno alla costruzione della delega:
fai leva sulla squadra, dedica tempo, impegno e risorse alla formazione della delega. A lungo termine verrai ripagato con interessi. Leader si diventa!
” Non fermarti ad organizzare il tempo…crea il tuo tempo. “
11. Restano al passo con la tecnologia:
ci sono migliaia di App. che possono aiutarti ad essere più produttivo, resta al passo con i tempi, informati, cerca, studia, chiedi consiglio a chi ritieni essere più produttivo di te.
12. Lavorano su digitale, non cartaceo:
i documenti digitali sono meno ingombranti, non pesano, sono in cloud, li puoi modificare, copiare, inviare da tutti i dispositivi, archiviare. Se non sei digital, la tua produttività ne soffrirà. Prima di pensare alla produttività pensa a digitalizzarti.
” Non confondere l’urgente con l’importante.”
#3 Le abitudini delle persone produttive
13. Lavorare sulle proprie passioni:
se lavori con passione, la tua energia sarà maggiore e nulla ti peserà, e la gestione del tempo ne gioverà. Sarai più concentrato e motivato, avere buone emozioni sul lavoro è fondamentale.
14. Dicono “fatto” anziché perfetto:
non sprecare tempo a creare soluzioni perfette, lo saranno solo nella tua testa. L’unico modo per sapere se un’idea è buona, è verificarla concretamente, nella realtà, soprattutto con il target.
15. Frequentare persone produttive:
avere un tuo gruppo dei pari ti aiuterà a trovare idee vincenti, ispirazione, nuove abitudini utili a migliorarti. Il successo è contagioso.
16. Fare pause regolarmente:
la scienza dice che è bene lavorare a cicli di circa 90 minuti e poi fare delle pause, questo migliora il Time Management e aumenta la produttività. Evita di fare pause lavorando ad altro, meno importante, non è una pausa. Una pausa trascorsa sui social, ha metà valore. Utilizzala invece per spuntini, bevande, musica, paesaggio, sgranchire le gambe, respirare aria fresca, meditare, riposino, natura, animali.
17. Allenare regolarmente l’abilità di focalizzazione:
viviamo in un mondo pieno di distrazioni, 24/7, tutti chiedono la nostra attenzione, su tutti i devices (cell., tablet, pc, tv, radio, monitor, ecc. ), che pian piano ci stanno soffocando. Focalizzare è l’abilità di evitare la procrastinazione. Le distrazioni ci rendono meno capaci e produttivi.
18. Definire gli obiettivi la sera prima, prima di smettere di lavorare:
svegliarsi e sapere già cosa c’è da fare aiuta il cervello ad essere più concentrato ed attento. E’ quindi utile la sera precedente, prima di smettere l’attività lavorativa, programmare il giorno successivo.
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19. Darsi scadenze precise:
avere la famosa “deadline” ti farà correre più veloce e ti darà senso di urgenza. Se ti imponi una scadenza breve, aumenterai in automatico la tua produttività.
20. Organizzare riunioni efficaci:
al massimo di 90 minuti, con ordine del giorno preciso, condiviso precedentemente. Terminano la riunione delineando i passi successivi.
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21. Inserire “isole temporali” in agenda:
lasciare del tempo libero (isole temporali non pianificate) si rivela utile per eventuali emergenze, eventi non pianificati, urgenze o relax / chiamate / shoponline / viaggi.
22. Controllare le mail solo 3 volte al giorno:
le mail sono una distrazione, e averle sempre aperte sul desktop è un ostacolo alla corretta gestione del tempo. Evita di controllarle ogni minuto e programma in agenda la tua attività sulle mail. Non lasciare che le mail o i social interrompano la tua attenzione o, peggio ancora, controllino il tuo modo di gestire il tempo.
23. Seguire il modello 80/20:
l’80% dei risultati deriva dal 20% delle attività. Identifica il tuo 20% e ignora il resto!
Spunti di riflessione
- Come utilizzi il tuo tempo?
- Quali strumenti di Time Management hai sperimentato e qual è il migliore secondo te?
- Quali sono le tue migliori abitudini in tema di produttività?
Azione azione azione
- Definisci le tue priorità e ordinale.
- Identifica 3 ore della giornata in cui leggerai le mail ed evita di rispondere alle mai quando arrivano.
- Pensa ad un abitudine negativa e scrivi un piano di 21/28 giorni per sostituirla con un’abitudine positiva.
E tu? Quanto sei stressato? Scoprilo andando alla sezione Stress Test
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La scrittura di questo articolo ha richiesto un lavoro di molte ore, se ritieni che possa essere utile a qualcuno condividilo sui tuoi canali social.
Buon lavoro e buona vita!
Fonti e letteratura scientifica
- Time Management Problems and Discounted Utility
- Principal time management skills: Explaining patterns in principals’ time use, job stress, and perceived effectiveness
- Does time management training work? An evaluation
- TQM’s Challenge to Management Theory and Practice
- Utilization of time-based strategies: Creating distribution flexibility/responsiveness
- Time Management for Today’s Workplace Demands
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