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Priorità: come definirle? Farlo ti aiuta a focalizzarti e rivolgere l’attenzione alle attività veramente importanti. Scopri come aumentare la tua produttività.
Lavorare per priorità è fondamentale
Definire le priorità è assolutamente necessario per essere efficienti ed efficaci.
Invece spesso, ahimé la realtà è diversa. Come? Arrivi in ufficio, ti siedi alla tua postazione, accendi il PC e un flusso apparentemente infinito di mail ti dà il buongiorno. Inizi a leggere, poi a rispondere e quando pensi di aver finito arrivano altre mail o ricevi una risposta ad una precedentemente inviata. E continui a leggere. Rispondi ad un messaggio su Whatsapp, ti arrivano 32 notifiche delle chat. Mentre un collega richiede la tua attenzione perché vuole un documento o un file, ricevi una telefonata con un collaboratore che non sa come risolvere un problema….
Benvenuto. Se il buongiorno si vede dal mattino….qui siamo messi male! Sembra di spegnere un incendio dietro l’altro.
La brutta notizia è che questo rappresenta a tutti gli effetti un circolo vizioso, e tendenzialmente, va aumentando e peggiorando. Delle priorità, nessuna traccia! Tutto urgente, tutto in ritardo, tutto di fretta.
La buona notizia è che puoi invertirlo.
I top manager sono in grado di definire le priorità, essere più produttivi e focalizzati, per raggiungere più risultati e vivere stress free
Urgente o importante?
L’approccio fondamentale per risolvere questa situazione è comprendere la differenza tra attività urgenti e attività importanti. Se utilizzi le giuste strategie puoi sfruttare meglio il tuo tempo per capire le priorità e per conseguire i tuoi obiettivi, personali e professionali.
Attività urgenti
richiedono attenzione immediata, cioè telefonate, riunioni, attività con scadenze ravvicinate e altri problemi che richiedono di agire rapidamente.
Attività importanti
aiutano a far avanzare gli obiettivi a lungo termine e a completare i progetti.
Di solito si tende a rimandare le attività importanti a favore dei compiti urgenti, la cui soluzione fornisce un rapido senso di realizzazione. I compiti importanti non sono sempre urgenti, quindi è più probabile che posticiparli a favore di quelli che richiedono attenzione immediata.
" Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente raramente è importante "
Carenza organizzativa
Sebbene la distinzione tra urgente e importante sembri piuttosto semplice, molti spesso la confondono. L’era digitale in cui viviamo oggi non ci sta rendendo la situazione più facile. Collegati 24/7, capita che non riusciamo a vedere la distinzione tra ciò che porta veramente risultati e ciò che “deve” essere fatto.
La carenza organizzativa, la difficoltà nella pianificazione, l’assenza della delega, la burocrazia e la rigidità del mercato del lavoro di sicuro non aiutano.
Questo stato d’animo può avere gravi conseguenze sulla produttività e sulla capacità di concentrarti sul progetto di lungo termine. In questo quadro generale definire le priorità risulta difficoltoso con evidenti ripercussioni sulla gestione di tempo, risorse e persone.
Priorità: alibi e scuse per non cambiare
Per non cambiare nulla, perché inermi di fronte alla triste realtà e senza la motivazione al cambiamento, alcuni si danno alibi e raccontano scuse. In questo modo evitano le priorità, probabilmente scomode. Quelli che più frequentemente sento nelle aziende dove lavoro sono:
- OK la teoria, la pratica poi è un’altra cosa!
- ma come posso dire no? Come faccio?
- tutto è importante qui in azienda;
- nella mia situazione non posso proprio fare diversamente;
- ho talmente tante cose che programmare nel mio lavoro è impossibile;
- facile dirlo, ma poi è difficile;
- tempo fa abbiamo fatto un corso e sembrava funzionasse, poi tutto è tornato come prima.
Contrariamente, i top manager definiscono le priorità per ottenere risultati stress free.
Gestione del tempo: definire le priorità è anti-stress
L’alta dose di stress che tante persone hanno non deriva solo dalla mole di impegni, dai problemi o dalla fretta, ma anche dal non portare a termine ciò che viene iniziato. (Scopri come lo stress ti avvelena)
Come ci insegna David Allen, il problema non è avere l’agenda piena di “to-do-list”, ma non sapere organizzare adeguatamente le attività in modo tale da completarle una alla volta. Il modo migliore per portare a termine delle operazioni è scegliere dalla lista le più importanti e focalizzarsi solo su di esse, buttando le altre.
Come manager o leader, la definizione delle priorità ti aiuta a focalizzarti, a lavorare più attentamente, ad essere più produttivo ed efficace, a compiere le azioni che ti portano al raggiungimento dell’obiettivo.
Tutto i ciò stress free, senza fretta, distrazioni e soprattutto senza multi-tasking.
Prendi perciò il tuo elenco e identifica le 5 attività che maggiormente concorrono al risultato (o sono propedeutiche alle altre) e scrivile su un nuovo foglio bianco; ordina quelle 5 per priorità.
Butta nel cestino, senza pietà, la “to-do-list” iniziale e concentrati solo ed esclusivamente sulla prima delle 5, portala a termine e poi passa alla seconda.
Riflessioni sulle priorità
- Tu definisci le tue priorità?
- Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?
- In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?
Priorità: piano d’azione
- Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza
- Fai una “to-do-list” e poi cerchia le 5 cose più importanti e riportale su un altro foglio e getta il primo. Concentrati solo su quelle.
- Fai una “to-do-not-list” per definire le attività che vuoi evitare di fare.
Grazie per aver letto questo articolo su cosa è veramente importante, definire le priorità è anti-stress.
E tu? Quanto sei stressato? Scoprilo andando alla sezione Stress Test
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Buon lavoro e buona vita!
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