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Strategie utili per definire le priorità nel business e nella vita. La gestione del tempo è anche definizione delle priorità. Quando dici “non ho tempo” è come se dicessi “non è abbastanza importante per me”.
Definire le priorità è fondamentale
Nel mondo frenetico e competitivo in cui viviamo, è facile sentirsi sopraffatti dalle molteplici richieste e responsabilità che dobbiamo affrontare ogni giorno. In un contesto lavorativo e personale sempre più complesso, definire chiaramente le priorità diventa essenziale per mantenere il focus, gestire efficacemente il tempo e raggiungere i nostri obiettivi. In questo articolo, esploreremo l’importanza di definire le priorità sia nel contesto del business che nella vita di tutti i giorni e forniremo consigli pratici su come farlo in modo efficace.
1. Focalizzarsi sull’importante, non sull’urgente
Definire le priorità significa distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente. Troppo spesso ci troviamo a reagire agli eventi e alle richieste immediate, trascurando le attività e gli obiettivi a lungo termine che sono veramente significativi per noi. Identificare e concentrarsi sulle attività che contribuiscono al raggiungimento dei nostri obiettivi principali ci aiuta a lavorare in modo più mirato ed efficiente.
2. Ottimizzare l’uso del tempo
Definire le priorità ci consente di ottimizzare l’uso del nostro tempo, concentrando le nostre energie sulle attività che hanno il maggior impatto sui nostri risultati. Ciò significa essere consapevoli delle nostre limitate risorse di tempo e investire queste risorse in modo strategico, evitando di disperderle su compiti irrilevanti o non prioritari.
3. Migliorare la produttività e le prestazioni
Quando definiamo chiaramente le nostre priorità, siamo in grado di organizzare il nostro lavoro in modo più efficiente e produttivo. Concentrandoci sulle attività che hanno il maggiore impatto sui nostri obiettivi, siamo in grado di massimizzare la nostra produttività e migliorare le nostre prestazioni complessive.
4. Ridurre lo stress e l’ansia
Definire le priorità ci aiuta anche a ridurre lo stress e l’ansia associati alla gestione di un carico di lavoro eccessivo. Sapere esattamente su cosa concentrarci ci dà un senso di controllo sulla nostra vita e sulle nostre responsabilità, riducendo la sensazione di essere sopraffatti e schiacciati dalle richieste esterne.
5. Mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita personale
Definire le priorità ci consente di bilanciare meglio le nostre responsabilità professionali e personali. Identificare quali attività sono veramente importanti per noi ci aiuta a dedicare il tempo e l’energia necessari alle nostre relazioni, al nostro benessere e ai nostri interessi personali, garantendo così un equilibrio sano tra lavoro e vita privata.
Consigli Pratici per Definire le Priorità
- Fai una lista delle tue attività e obiettivi.
- Valuta l’importanza e l’urgenza di ciascuna attività.
- Identifica le attività che hanno il maggior impatto sui tuoi obiettivi a lungo termine.
- Assegna priorità alle attività in base alla loro importanza e all’urgenza.
- Sii flessibile e adatta le tue priorità in base alle mutevoli esigenze e alle nuove informazioni.
- Rivedi regolarmente le tue priorità e aggiornale in base ai cambiamenti nelle tue circostanze e nei tuoi obiettivi.
Definire le priorità è fondamentale per il successo e il benessere sia nel business che nella vita di tutti i giorni. Concentrandoci sulle attività che sono veramente importanti per noi e lavorando in modo strategico ed efficiente, possiamo massimizzare il nostro potenziale e raggiungere i nostri obiettivi con maggiore facilità e soddisfazione.
Come definire le priorità
Quando si hanno uno o più progetti è fondamentale pianificare una strategia per la definizione di attività funzionali al raggiungimento degli obiettivi. Uno degli errori comuni è quello di dimenticarsi di definire le priorità.
Quando sei in una situazione del tipo “ho un sacco di cose da fare” è facile sentirsi nella condizione “non ho tempo”.
Senza una giusta definizione delle priorità, è possibile incorrere nella situazione in cui i progetti vengono iniziati, ma poi si arenano, con evidenti conseguenze negative motivazionali.
Di seguito alcuni strumenti pratici per definire le priorità e orientarti al meglio nelle decisioni e nella pianificazione delle attività.
" La chiave non è dare priorità a ciò che è programmato, ma programmare le priorità. "
La Pick Chart per priorità, organizzazione e miglioramento dei processi
La Pick Chart viene utilizzata nelle metodologie Agile e prima ancora nel Kaizen. E’ una rappresentazione grafica, a matrice, che ti permette di comprendere da dove partire, quando hai più progetti aziendali.
Sull’asse delle ordinate (in verticale) abbiamo il livello di facilità in termini di costo di realizzazione, dal basso verso l’alto, da difficile a facile. Sull’asse delle ascisse (orizzontale) abbiamo il livello dell’impatto al problema da risolvere, da basso impatto ad alto impatto. Si formano quindi 4 quadranti:
kill (scartare): soluzioni o progetti da scartare poiché difficili da implementare e a basso impatto sul problema;
possible (possibile): soluzioni o progetti semplici, con ritorni attesi piccoli
implement (implementabili): soluzioni o progetti con priorità alta, alti risultati attesi e basso impegno per realizzarli
challenge (sfida): soluzioni o progetti complessi e con grandi ritorni (strategici).
Quando hai alcuni problemi complessi e le soluzioni si rivelano molteplici, questa matrice è utile per capire velocemente da dove iniziare. Gestione del tempo: le abitudini delle persone produttive
Suggerimento. E’ spesso utile iniziare da soluzioni/progetti implementabili per avere risultati apprezzabili nel breve tempo con il minimo sforzo. Creerai interesse e guadagnerai credibilità. In seguito puoi applicare o far partire soluzioni/progetti possibili, che sono semplici con piccoli, ma con bassi ritorni. Passa poi a soluzioni/progetti sfidanti.
Urgente o importante? La matrice di Eisenhower o di Covey per definire le priorità
Il Metodo MoSCoW per assegnare le priorità
Tutti hanno i problemi, quelli che continuano a pensarci, che si dicono che non ce la fanno, che la loro vita non è bella, che non valgono nulla difficilmente trovano le soluzioni. Pensare ai problemi non ti aiuta a riconquistare la fiducia in te stesso. Piuttosto inizia a pensare a come puoi risolverli, valuta le strategie da adottare per evitarli, rifletti sui cambiamenti che devi apportare per trovare le soluzioni. Concentrati sulla trasformazione da attuare.
Vediamolo meglio di seguito.
Must have (indispensabile, deve esserci): elementi di fondamentale importanza per avere completezza o attività obbligatorie (scadenze improrogabili).
Should have (auspicabile, dovrebbe esserci): elemento molto importante, che è assolutamente meglio che ci sia o compiti prioritari che vanno posticipati solo ed esclusivamente per svolgere attività must have.
Could have (opzionale, potrebbe esserci): sono una possibilità, elemento desiderabile ma non necessario o attività che sono in programma, ma che vengono posticipate finché non si completano altre più importanti.
Won’t have o Would like to have (inutile o mi piacerebbe, ma non ora, in futuro): idea giusta, ma non adesso o attività superflue e inutili. La connotazione in questo caso può essere positiva o negativa a seconda dell’abilità di gestione del tempo e della effettiva utilità dell’attività o caratteristica.
Il Principio di Pareto (80 / 20)
Il principio di Pareto recita: “l’80% degli effetti deriva soltanto da un 20% di tutte le cause”. In pratica l’80% del risultato si ottiene con il 20% del tempo, o dello sforzo, o delle operazioni.
L’osservazione originale era legata al rapporto tra ricchezza e popolazione. Secondo quanto osservato da Pareto, l’80% della terra in Italia era di proprietà del 20% della popolazione. Dopo aver esaminato un certo numero di altri paesi, ha trovato la stessa situazione. Il Principio di Pareto è un’osservazione che le cose nella vita non sono sempre distribuite uniformemente.
Questo principio può essere applicato in una vasta gamma di settori come produzione, gestione e risorse umane. Ad esempio, gli sforzi del 20% del personale di una società potrebbero guidare l’80% dei profitti dell’azienda, il 20% dei clienti crea l’80% delle entrate, il 20% delle funzionalità causa l’80% dell’utilizzo.
Il principio 80 – 20
Può anche essere applicato a livello personale. La gestione del tempo è l’uso più comune per il Principio di Pareto, poiché la maggior parte delle persone tende a spargere il proprio tempo invece di concentrarsi sui compiti più importanti. In termini di gestione del tempo personale, l’80% dei risultati potrebbe provenire dal 20% delle attività.
Il vantaggio di questo principio è la possibilità di analizzare i dati e concentrarsi solo su determinate operazioni.
Lo svantaggio deriva dal fatto che non è necessariamente sempre verificato. Per questo motivo il Principio di Pareto è una osservazione e non una legge.
Perciò, nella pratica, analizza quali attività (20%) concorrono direttamente alla produzione della maggior parte (80%) dei risultati e concentrati su di esse.
Spunti di riflessione
- Tu chi metti veramente al primo posto: lavoro o famiglia?
- Quali sono i criteri con cui selezioni ciò che per te è importante?
- In che quadrante passi il maggior tempo della tua giornata?
Piano d’azione
- Scrivi su un foglio i 10 valori della tua vita e poi mettili in ordine di importanza
- Rifletti sul principio di Pareto e applicalo alle tue attività lavorative.
- Utilizza il Metodo MoSCoW per le tue attività quotidiane (lavoro e vita privata).
Grazie per aver letto questo articolo su strategie utili per definire le priorità nel Business e nella vita.
Tu come fai a definire le tue priorità? Ti stressano? Quanto sei stressato? Scoprilo andando alla sezione Stress Test
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